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Office 2016はコミュニケーションツール!そう呼べる2つの新機能とは?

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※画面はイメージです。写真で使用しているパソコンはLAVIE Hybrid ZEROです。

 

この記事の内容

■Office 2016が登場、パーソナルツールからコミュニケーションツールに進化!

■Office 2016の新機能、チームワークを発揮できる共有・共同編集機能

■急に決まったプレゼン!忙しくて集まれないけどみんなで資料作成が可能に!!

■共有・共同編集機能はExcel 2016やPowerPoint 2016にも

 

Office 2016が登場、パーソナルツールからコミュニケーションツールに進化!

 

昨年秋から登場したOffice 2016。これまでのOfficeとは大きく異なります。それは、Office 2016がコミュニケーションツールに進化した点です。どういうことかを詳しくお伝えしていきます。

 

Office 2016の新機能、チームワークを発揮できる共有・共同編集機能

 

Officeには、新機能として「共有」「共同編集」が加わりました。これまで1人で編集するものだとされてきたWordやExcelが、編集中に共有でき、複数人が一斉に編集できるようになったのです。 

 

共有は、4つのプロセスでできます。

 

①Word 2016の画面右上に初登場した[共有]タブをクリックします。

②共有したいメンバーのメールアドレスを入力、もしくは連絡帳から選択をします。 ③共有したいメンバーの編集権限を選びます。 ④最後に共有をクリックします。

 

下記は紹介ビデオです。

 

急に決まったプレゼン!忙しくて集まれないけどみんなで資料作成が可能に!!

 

大学のゼミや会社のプレゼン。本当は来週の予定だったのに諸々の事情で明日に。レジュメも未完成、プレゼンの打ち合わせもまだ。そんななか、学生として社会人として「無理です」「できません」とは言わずに「やりましょう!」と声高らかに宣言できたらかっこいいと思いませんか?

 

“Office 2016なら、そんな困難な状況も、ものともしません。”

 

なぜなら、みんな予定があって忙しくて一堂に会せない状況でも、各メンバー、目の前にパソコン一台さえあれば、同時に資料作成や打ち合わせができるのです。

 

まずは、所有者(リーダー)が、共有すべきメンバーを選択して共有を行います。そして、共有メンバーは、一斉に作業に取りかかるのです。

 

前半と後半に分けて、文章と画像・絵・図・グラフに分けてはもちろん、下書き担当者と校正担当者に分かれてリアルタイムで作り上げていく高度なやり方だって可能です。

 

各メンバーの作業状況は、カーソルと一緒に名前つき色別アイコンで表示され、今まさに誰がどの部分をどのように編集しているのかがリアルタイムで確認できます。

 

作業中に指示を出したり、会話をしたくなったりしたとき、電話やチャットを使う必要はもうありません。Word画面上で、ビデオ通話や音声通話を立ち上げて会話をすることができます(詳しくはこちら)。この通話機能を使えば、まるで1つのテーブルを囲ってみんなで準備・打ち合わせをしているような感覚にさえ陥ります。

 

メンバーの得手不得手を考慮しながら、担当分けが上手くできていれば、急に決まったプレゼンでも成功させることができるでしょう!

 

下記は紹介ビデオです。

 

共有・共同編集機能はExcel 2016やPowerPoint 2016にも

 

共有・共同編集機能についてはWord 2016を用いてお伝えしましたが、Excel 2016やPowerPoint 2016にも[共有]ボタンがあります。Word 、Excel、PowerPoint で担当チームを分けて、Word でプレゼンのレジュメや台本を作って、Excel でビジュアルに優れた見やすいグラフやチャートを作成。PowerPoint で躍動感のあるスライドを作成する。3つのチームが同時に力を合わせれば、たった一晩で優れたプレゼンの準備と打ち合わせができるのです。

 

これらの新機能は、ほんの一例です。進化したOffice 2016については、まだまだお伝えしたいことがあります。そのほかの新機能については続編のOffice 2016だと率先して資料を作りたくなる!感動を巻き起こす新機能をご紹介!!で。

 

(ライター 石盛丈博)

 

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